一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法

本发明公开的属于电子商务技术领域，具体为一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法，该方法能够在电子合同签约过程中，满足相关的合同当事人或者有合同管理需求的人对具体合同的管理要求，并通过该文件管理方法，可以加强跨领域协作的效率，这是纸质合同所无法达到的合同签约效率和管理水平，相关的接收方在合同发起之后就可以关注到对方企业合同管理审批等相关进展，发起方也可以及时的了解到对方企业或者个人对合同管理和签署的进度，提高了电子合同在线签署的效率、可信度、公信力。

技术领域
本发明涉及电子合同技术领域，具体为一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法。
背景技术
全球信息化已有60年的历史，企业的数字化进程比我们想像的要快。合同是企业交易信息和数据的重要资产，针对企业或个人合同数智化管理的关注度越来越高。《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国电子签名法》、《GB/T 36298-2018电子合同订立流程规范》、《GBT 36320-2018第三方电子合同服务平台功能建设规范》、《GBT 36319-2018电子合同基础信息描述规范》为电子合同在电子商务和自然人、法人合同管理的电子化、数字化、网络化、智能化运用奠定了法律基础和标准规范。基于对合同签署和合同缔约人之间的民事责任的保护和约束等需求，本发明对现实世界中个人、企业的电子合同管理与在线签署的整个操作过程提供三方共治的合同文件管理模式，并特别强调对合同进度的跟踪管理。相比纸质合同签约，当事人在某一场所进行现场签约时，对应的合同缔约人、合同文件、签约地点都是现实世界可以感知的。电子合同的签约在订立平台上签署时，参考《中华人民共和国电子签名法》，电子合同发起方和接收方的主营业地点是电子合同发送和接收的地点。因此，通过电子合同订立平台对缔约相对人的身份确认、合同签署过程的管理和记录显得尤为重要。现有的电子合同在签约过程中，并不能满足相关合同当事人或者有合同管理需求的人对具体合同的管理要求，导致通过现有的文件系统，不能够加强跨领域协作的效率，导致相关的接收方在合同发起之后无法关注到对方企业合同管理审批等相关进展，发起方也不能够及时的了解到对方企业或者个人对合同管理和签署的进度，降低了电子合同的在线签署的效率、可信度和公信力。
发明内容
本部分的目的在于概述本发明的实施方式的一些方面以及简要介绍一些较佳实施方式。在本部分以及本申请的说明书摘要和发明名称中可能会做些简化或省略以避免使本部分、说明书摘要和发明名称的目的模糊，而这种简化或省略不能用于限制本发明的范围。鉴于上述和/或现有电子合同签署中存在的问题，提出了本发明。因此，本发明的目的是提供一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法，能够在电子合同签约过程中，满足相关的合同当事人或者有合同管理需求的人对具体合同的管理要求，并通过该文件管理方法，可以加强跨领域协作的效率，这是纸质合同所无法达到的合同签约效率和管理水平，相关的接收方在合同发起之后就可以关注到对方企业合同管理审批等相关进展，发起方也可以及时的了解到对方企业或者个人对合同管理和签署的进度，提高了电子合同在线签署的效率、可信度、公信力。为解决上述技术问题，根据本发明的一个方面，本发明提供了如下技术方案：一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法，该管理方法如下：步骤一：发起拟定，待接收方确认合同内容，相应的合同文件进入拟定文件夹；步骤二：双方确认合同格式和条款后，相应的合同文件进入草稿文件夹；步骤三：发起方可以从草稿文件中发起正式合同签约请求；步骤四：如果是经办人发起的企业合同，相关的合同进入发送审批中；步骤五：个人或者企业合同，如果签发顺序是先发后签，系统为用户执行RPA流程，并发送电子合同给接收方接收，合同文件进入待接收；步骤六：如果是企业合同，在合同业务审批都通过以后，合同文件进入发起方用章文件夹，相关的用章审批人可以依次进行审批管理；步骤七：个人或企业的合同文件，相关合同文件进入待发起方签文件夹，相关的个人或者企业的经办人可以用电子签章进行签署；步骤八：发起方签署完成后，根据签发顺序，合同文件进入不同的文件夹；步骤九：合同文件发送后，接收方可以接收或者退回合同文件，退回的合同文件进入已失效文件夹；步骤十：接收方接收合同文件时，根据接收方的角色判断是否有相应的合同管理流程；步骤十一：如果是企业合同业务，接收方可以关联具体业务管理，进入接收业务审批中；步骤十二：如果是企业合同，接收业务审批完成后，合同文件进入接收方用章文件夹，用章审批通过后，合同文件进入待接收方签文件夹；步骤十三：接收方的个人、企业法定代表人、经办人对合同文件进行签署，签署完成后，合同文件根据签发顺序要求进入不同的文件夹；步骤十四：如果需要，发起方可以把已失效的文件转回草稿文件夹，并进行相应的更新后再次发起合同签约。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤三中当发起方为公司时，可以进行公司合同业务关联，同时发起后合同文件进入不同的文件夹。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤四中当发送审批的结果不通过时，经办人可以撤回合同到失效状态。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤六中当审批不通过时，经办人可以撤回合同到失效状态，且合同文件会被移到已失效文件夹。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤八中当先签后发时，合同文件自动被系统发送出去，合同文件进入待接收文件夹，如果是先发后签时，合同文件进入已完成签署文件夹。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤九中退回的合同文件，发起方可以根据合同文件签约上下文重新发起，并更新相应需要修改的签约上下文或者合同文件。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤十二中，当审批不通过时，接收方经办人退回合同，进入已失效文件夹。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤十三中先签后发的合同文件完成双方签署，合同文件进入已完成签署文件夹，先发后签的合同文件系统自动发回给接收方进行签署，进入发起方用章文件夹，执行步骤6。与现有技术相比：现有的电子合同在签约过程中，并不能满足相关合同当事人或者有合同管理需求的人对具体合同的管理要求，导致通过现有的文件系统，不能够加强跨领域协作的效率，导致相关的接收方在合同发起之后无法关注到对方企业合同管理审批等相关进展，发起方也不能够及时的了解到对方企业或者个人对合同管理和签署的进度，降低了电子合同的在线签署的效率、可信度和公信力，本申请文件中的方法，能够在电子合同签约过程中，满足相关的合同当事人或者有合同管理需求的人对具体合同的管理要求，并通过该文件管理方法，可以加强跨领域协作的效率，这是纸质合同所无法达到的合同签约效率和管理水平，相关的接收方在合同发起之后就可以关注到对方企业合同管理审批等相关进展，发起方也可以及时的了解到对方企业或者个人对合同管理和签署的进度，提高了电子合同在线签署的效率、可信度、公信力。
附图说明
为了更清楚地说明本发明实施方式的技术方案，下面将结合附图和详细实施方式对本发明进行详细说明，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施方式，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动性的前提下，还可以根据这些附图获得其它的附图。其中：图1为本发明一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的流程结构示意图。
具体实施方式
为使本发明的上述目的、特征和优点能够更加明显易懂，下面结合附图对本发明的具体实施方式做详细的说明。在下面的描述中阐述了很多具体细节以便于充分理解本发明，但是本发明还可以采用其他不同于在此描述的其它方式来实施，本领域技术人员可以在不违背本发明内涵的情况下做类似推广，因此本发明不受下面公开的具体实施方式的限制。其次，本发明结合示意图进行详细描述，在详述本发明实施方式时，为便于说明，表示模型结构的模块没有进一步细化，而且示意图只是示例，其在此不应限制本发明保护的范围。为使本发明的目的、技术方案和优点更加清楚，下面将结合附图对本发明的实施方式作进一步地详细描述。本发明提供一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法，该管理方法如下：步骤一：发起拟定，待接收方确认合同内容，相应的合同文件进入拟定文件夹；步骤二：双方确认合同格式和条款后，相应的合同文件进入草稿文件夹；步骤三：发起方可以从草稿文件中发起正式合同签约请求；步骤四：如果是经办人发起的企业合同，相关的合同进入发送审批中；步骤五：个人或者企业合同，如果签发顺序是先发后签，系统为用户执行RPA流程，并发送电子合同给接收方接收，合同文件进入待接收；步骤六：如果是企业合同，在合同业务审批都通过以后，合同文件进入发起方用章文件夹，相关的用章审批人可以依次进行审批管理；步骤七：个人或企业的合同文件，相关合同文件进入待发起方签文件夹，相关的个人或者企业的经办人可以用电子签章进行签署；步骤八：发起方签署完成后，根据签发顺序，合同文件进入不同的文件夹；步骤九：合同文件发送后，接收方可以接收或者退回合同文件，退回的合同文件进入已失效文件夹；步骤十：接收方接收合同文件时，根据接收方的角色判断是否有相应的合同管理流程；步骤十一：如果是企业合同业务，接收方可以关联具体业务管理，进入接收业务审批中；步骤十二：如果是企业合同，接收业务审批完成后，合同文件进入接收方用章文件夹，用章审批通过后，合同文件进入待接收方签文件夹；步骤十三：接收方的个人、企业法定代表人、经办人对合同文件进行签署，签署完成后，合同文件根据签发顺序要求进入不同的文件夹；步骤十四：如果需要，发起方可以把已失效的文件转回草稿文件夹，并进行相应的更新后再次发起合同签约。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤三中当发起方为公司时，可以进行公司合同业务关联，同时发起后合同文件进入不同的文件夹。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤四中当发送审批的结果不通过时，经办人可以撤回合同到失效状态。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤六中当审批不通过时，经办人可以撤回合同到失效状态，且合同文件会被移到已失效文件夹。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤八中当先签后发时，合同文件自动被系统发送出去，合同文件进入待接收文件夹，如果是先发后签时，合同文件进入已完成签署文件夹。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤九中退回的合同文件，发起方可以根据合同文件签约上下文重新发起，并更新相应需要修改的签约上下文或者合同文件。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤十二中，当审批不通过时，接收方经办人退回合同，进入已失效文件夹。作为本发明所述的一种面向跨领域协同的电子合同文件管理方法的一种优选方案，其中：所述步骤十三中先签后发的合同文件完成双方签署，合同文件进入已完成签署文件夹，先发后签的合同文件系统自动发回给接收方进行签署，进入发起方用章文件夹，执行步骤六。实施例对于任何的双方或多方合同，都有具体发起方和接收方。发起方是发起合同签约请求的一方，接收方是接收合同并继续进行签约的另一方。发起方可以与多人共同签署一份合同。通过以下实例和步骤可以帮助理解电子合同文件系统赋能协同和协作的能力。1.发起方A是一个企业用户，它的经办人或者法定代表人可以拟定合同。发起拟定时，指定相关的个人接收方B进行合同内容的沟通和谈判。拟定发起后，相应的合同文件进入“拟定文件”的文件夹中。接收方B收到系统的拟定待确认通知时，登录后可以查看相应的拟定文件，并且进行确认或者驳回。2.接收方确认后，发起方A可以把相应的拟定文件转到“草稿”文件夹。并对草稿进行编辑合同发起的签约要求、合同的签发顺序控制、合同业务类型、双方的签署位置设定、签署有效期、合同的有效期等。关联业务时，发起方还可以根据合同的管理制度，增加合同的管理人员，确认发起后，合同文件根据合同业务管理模式的设定，进入后续的文件夹中。3.如果签发顺序设置是先发后签，发起后合同文件入“发送业务审批中”，等待合同业务相关的审批人员的审批。每个审批动作都支持同意、不同意。如果有审批不通过，对应的合同审批结束。发起方的经办人可以撤回合同。被撤回的合同文件进入“已失效”文件夹；如果审批都通过了，系统为用户自动发送合同文件给接收方，并进行通知。合同文件进入“待接收”文件夹。4.如果是先签后发的合同文件，合同发送审批通过后，进入发起方用章审批环节。5.合同文件进入“发起方用章”。根据合同管理模式的要求，对应的合同文件需要相关职能的人员审批。用章审批人收到系统通知后，进入系统，查看“发起方用章”的合同文件，并进行审批。如果审批通过进入下一环节；如果审批不通过，合同流程终止，经办人可以撤回合同文件。6.发起方用章审批完成后，合同文件进入“待发起方签署”文件夹。发起方A的经办人进行合同文件的签署。签署后，系统根据签发顺序要求判断合同的下一步流程。如果是先发后签，合同文件完成双方签署，并且进入“已完成签署”文件夹。如果是先签后发，系统自动为发起方发送合同给接收方B。合同文件进入“待接收”文件夹。7.接收方B收到系统通知后，登录系统，查看“待接收”文件夹。接收方B这时可以退回合同文件也可以接收合同文件。接收后，合同文件进入“待接收方签”文件夹；退回后，合同文件进入“已失效”的文件夹。8.接收方B可以查看“待接收方签”文件夹，并签署相关的合同文件或者退回相关的合同文件。接收方B签署完成后，系统根据发起方的签发顺序设置判断合同签署的下一步流程。如果是先签后发，合同文件双方完成签署，进入“已完成签署”文件夹。如果是先发后签，合同文件返回给发起方签。因为发起方A是企业用户，合同流程返回第5步。9.发起方A可以对撤回或者退回的合同文件进行管理。从已失效的文件中快速重新发起合同，对应的合同上下文会复制一份到“草稿”文件夹。已失效的合同文件是合同签约过程的一种终止状态，由专门的文件夹进行归档，并且双方当事人都一致可以收到同步更新。10.如果接收方B是企业用户管理相应的企业合同时，接收方B可以类似发起方A一样，在合同接收时关联具体的合同业务类型。并通过系统启用相应的管理流程和检查相应的流程进度。如果发起方A是个人，发起方A在发起合同的时候，就不需要关联任何合同管理模式。所以任何用户的合同文件系统都是一样的，便于理解和沟通。虽然在上文中已经参考实施方式对本发明进行了描述，然而在不脱离本发明的范围的情况下，可以对其进行各种改进并且可以用等效物替换其中的部件。尤其是，只要不存在结构冲突，本发明所披露的实施方式中的各项特征均可通过任意方式相互结合起来使用，在本说明书中未对这些组合的情况进行穷举性的描述仅仅是出于省略篇幅和节约资源的考虑。因此，本发明并不局限于文中公开的特定实施方式，而是包括落入权利要求的范围内的所有技术方案。